新型コロナウイルスによって、需要が一気に高まったテレワーク（リモートワーク）。
このテレワークの仕組みを職場に導入したいがなにを準備すればいいかわからない。
そもそもテレワークがどういったものかわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
テレワークの導入がなかなか難しい仕事も多いかもしれませんが、働き方は日々多様化しているため、テレワークの検討も今後必要になるかもしれません。
そこでテレワークの環境を整えるにあたって、数あるツールの中から筆者おすすめのツールを紹介していきます。
- テレワークとは？
- テレワークの環境を整えるポイントは？
- おすすめツールは？
目次
1.テレワークで知っておきたいポイント
テレワークを導入するうえで知っておきたいポイントとして、
- テレワークとは？
- テレワークのメリット・デメリット
- テレワークに必要なツール
の3つを紹介します。
1.1 テレワークとは？
テレワークとはICTを活用した場所や時間にとらわれない働き方のことを言います。
このテレワークという言葉はtele（離れたところ）とwork（働く）をあわせた造語になっています。
想像しやすいのは在宅勤務で会社と連絡を取りながら、仕事をすることです。
その他にも出張先等でノートパソコンやスマートフォンで仕事をしたり、勤務地以外のネットワークが整備された場所で仕事をすることもテレワークの一つとなります。
参考：日本テレワーク協会
1.2 テレワークのメリット・デメリット
普及しつつあるテレワークですが、もちろんメリット・デメリットがあります。
まずメリットとしては下記が挙げられます。
- 通勤時間を削減できる
- 時間を有効利用できる
- オフィスは最低限のスペースで運用でき、コストを抑えることができる
- 場所にとらわれず、優秀な人材を集めることができる
すでにテレワークを有効に活用している方、企業は多くのメリットを享受しているのではないでしょうか。
一方でデメリットはこちらが挙げられます。
- 対面のコミュニケーションができないため、コミュニケーションのスピードが落ちる
- 仕事をしている姿が見れないため、なにをしているかわからない
- 仕事の進捗状況が管理しづらい
- セキュリティリスクが高まる
このようなデメリットで導入を躊躇している企業も多いと思います。
このデメリットを解決するためのツールを紹介していきます。
1.3 テレワークに必要なツール
テレワークのツールは1.2章でも紹介したデメリットを解消するものが必要になってきます。
そこでツールを導入するうえでポイントとなるのはこちらになります。
- コミュニケーションがとれるツール
- 仕事の内容と進捗の見える化
- 仕事のデータや成果物が管理できる
- 通信のセキュリティを確保する
このポイントを満たすようなツールや環境を整えることができれば、テレワークをうまく進めることができます。
もちろん社内でのルールやPC環境の仕組みを利用して、ツールを使用せずにできる場合もあります。
仕事環境を整える方法は一つではありませんので、コストやツールの使い勝手等々、総合的に判断して整備を行いましょう。
このあとはテレワークはもちろん通常の社内での仕事でも使用できるおすすめツールを紹介していきます。
2.テレワークでおすすめツール
ここでは筆者おすすめの4つのツールについて紹介していきます。
2.1 チャットツール「Slack」
コミュニケーションツールの一つとして紹介するのはチャットツールの「Slack」です。
チャットツールはメールと違い、気軽にオンライン上でコミュニケーションをとれるツールです。
チャットツールも多くの企業がだしていますが、このSlackの特徴はグループやプロジェクトごとに話す場所となるチャンネルを自由に作れることです。
このツールは日本だけでなく世界でも広く使用されており、非常に評価が高いツールとなっています。
便利なチャットツールですので、テレワークだけでなく社内のコミュニケーションツールとしても有用なツールになります。
2.2 ビデオ通話ツール「Zoom」
「Zoom」もコミュニケーションツール一つですが、こちらはビデオ通話ができるものとなります。
会議を行ったり、対面で話したいという場面は仕事上必ず出てきます。
そこで必要となるのがビデオ通話のツールとなります。
無料版では最大100人、有料版では最大1000人まで話すことができ、オンライン会議はもちろん、オンライン講義や勉強会など多くのシチュエーションに対応できます。
このZoomも世界で幅広く使用されているツールで、評価が高いツールとなっています。
2.3 プロジェクト管理ツール「Backlog」
仕事の進捗管理は日々の仕事で大切ですが、テレワークが導入されるとより仕事の管理は重要になってきます。
ある仕事を完遂するために、どんな作業があり、だれが担当していて、どこまで作業が進んでいるかを把握する必要があります。
そこで登場するのがプロジェクト・タスク管理の「Backlog」です。
Backlogは作業計画を簡単に登録でき、進捗もカントチャートやマイルストーン等で一目で確認できます。 また、通知機能もついているため、タスク漏れ防止もできます。
こういったプロジェクト管理ツールの大切なポイントは「使い勝手がいい」「見やすい」といった点で、Backlogはこの点で非常に評価が高く、ツール全体としても評判がいいです。
このツールもテレワークに限らず、社内のプロジェクト・タスクの管理に用いることができるのでおすすめです。
2.4 クラウドストレージ「Googleドライブ」
テレワークで仕事した成果物を保存する場所が必要になってきます。
もちろん社内にストレージを準備して、そこで保存できればツールは不要ですが、物理的にドライブの準備やそのドライブにアクセスるためのセキュリティの設定が必要になってきます。
そういった社内での準備の手間を省き、手軽に導入できるのがクラウドストレージサービスで、おすすめは「Googleドライブ」となります。
Googleアカウントがあればすぐに使用できますし、Googleということでセキュリティもしっかり確保されています。
Googleは他にもテレワークで使用できるさまざまなツールを提供しているので、Googleで一通り揃えるのも選択肢の一つです。
Googleドライブ – 写真やドキュメントなど、ファイルのクラウド
まとめ：テレワークにおすすめツール
テレワークのおすすめツールとして4つのツールを紹介しました。
筆者もこれらのツールは使用していて、どれも使い勝手がよく、今では仕事・プライベート問わず必要不可欠なツールとなっています。
テレワークだけでなく、社内の仕事でも十分に効率を上げてくれるツールですので、使ったことがない方はまずはどれか一つ使用してみてはいかがでしょうか。
最後にこの記事のまとめとなります。
- テレワークとはICTを活用した場所や時間にとらわれない働き方
- 導入するツールはテレワークのデメリットを解消するものから検討する
- おすすめツールは「Slack」「Zoom」「Backlog」「Googleドライブ」
